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MailDuett KalenderTermine aus Outlook landen automatisch in TANSS.
Ohne doppelte Eingabe – und ohne dass interne Besprechungen den Tagesabschluss blockieren. MailDuett gleicht die Outlook-Kalender Ihrer Mitarbeiter laufend mit TANSS ab, in beide Richtungen.
- Für Microsoft 365 (Exchange Online) und TANSS
- Abgleich in kurzen Abständen, standardmäßig alle 2 Minuten
- Einstellungen im Browser, Probebetrieb vor dem ersten echten Schreiben
![Outlook-Kalender von Erika Beispiel, Montag bis Mittwoch: Kundentermine wie „Server-Wartung [Musterfirma GmbH]“ mit eigenen Einträgen für Anfahrt und Rückfahrt, eine Leistung mit Haken, ein privater Termin, eigene Termine wie die Teamrunde und die freie Erinnerung „Rechnung prüfen“.](img/kalender-woche.png)
Zwei Kalender, doppelte Arbeit
Ihre Techniker planen in Outlook, die Disposition und die Abrechnung arbeiten in TANSS. Ohne Abgleich entsteht Nacharbeit an jedem Tag.
Doppelte Eingabe
Ein Termin, der in Outlook vereinbart wird, muss in TANSS noch einmal angelegt werden – oder fehlt dort ganz.
Blockierter Tagesabschluss
Der Tagesabschluss in TANSS erwartet, dass alle festen Termine des Tages in Leistungen umgewandelt sind. Eine interne Teamrunde als fester Termin hält ihn auf.
Kalender laufen auseinander
Verschobene, abgesagte oder gelöschte Termine werden nur auf einer Seite geändert. Am Ende weiß niemand, welcher Stand gilt.
In drei Schritten eingerichtet
MailDuett läuft als Dienst in der Cloud. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in Outlook und TANSS wie bisher.
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Microsoft 365 verbinden
Ein Administrator stimmt der App in Microsoft 365 zu. Ein Einrichtungsprogramm legt fest, auf welche Postfächer der Dienst zugreifen darf.
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TANSS verbinden
Der Dienst meldet sich mit einem eigenen technischen TANSS-Benutzer an. Ist TANSS nur im Firmennetz erreichbar, stellt ein kleiner Agent auf Ihrem Server die Verbindung her.
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Mitarbeiter und Regeln wählen
Sie wählen im Browser aus, wessen Kalender abgeglichen werden und wie. Im Probebetrieb sehen Sie zuerst, was passieren würde – erst danach wird geschrieben.
Was MailDuett abgleicht – und wie fein Sie es steuern
Beide Richtungen
Neue und geänderte Outlook-Termine gehen nach TANSS, Termine aus TANSS erscheinen im Outlook-Kalender des Mitarbeiters. Die Zuordnung erfolgt über die E-Mail-Adresse.
Vormerkung statt Blockade
Auf Wunsch entstehen Termine aus Outlook in TANSS als Vormerkung. Fest werden sie erst mit einer Kundenfirma – interne Besprechungen blockieren den Tagesabschluss nicht.
„Frei“ bleibt draußen
Outlook-Termine mit dem Status „Frei“ werden standardmäßig nicht übertragen. So bleiben Erinnerungen und persönliche Notizen in Outlook.
Serientermine
Jedes Vorkommen einer Outlook-Serie wird wie ein Einzeltermin übertragen. Ein abgesagtes Vorkommen entfernt nur dieses eine in TANSS. Abschaltbar.
Privat bleibt privat
Private Outlook-Termine werden entweder gar nicht übertragen oder nur als neutraler „Privat-Termin“ mit der Zeit – ohne Titel, Ort oder Text.
Anfahrt und Rückfahrt
Ist in TANSS eine Anfahrt oder Rückfahrt hinterlegt, erscheinen dafür eigene Termine direkt vor und nach dem Termin in Outlook. Der Kalender zeigt die echte Belegung.
Klares Löschverhalten
Ein unbearbeiteter Termin folgt einer Löschung in Outlook. Wurde er in TANSS bearbeitet (Kunde, Ticket, Fahrzeit), bleibt er standardmäßig in TANSS und kehrt in Outlook zurück.
Leistungen im Kalender
Wandelt ein Techniker einen Termin in TANSS in eine Leistung um, bleibt der Eintrag in Outlook mit „✔“ stehen – mit Link in die Leistung, nur zur Ansicht.
Firma erkennen
Optional erkennt der Dienst die Kundenfirma an Ticketnummer, Firmenname im Titel oder Teilnehmern. Der Mitarbeiter bestätigt per Mail mit einem Klick.
Außerdem: Urlaub und Abwesenheiten aus TANSS erscheinen im Outlook-Kalender. Besprechungen mit Teilnehmern ändert der Dienst in Outlook nie, damit keine ungewollten Aktualisierungen an Kunden gehen. Ein Löschlimit pro Durchlauf schützt vor Massenlöschungen.
Einstellungen, wie man sie im Büro sagen würde
Jede Regel ist ein Schalter in der Verwaltung. Ein paar typische Wünsche und was dahinter steckt:
Termine aus Outlook als Vormerkung, bis sie einem Kunden bestätigt sind
Outlook-Termine mit Status „frei“ übertragen: aus
Private Outlook-Termine als „Privat-Termin“ eintragen (nur Zeit)
In TANSS bearbeitete Termine auch von Outlook aus löschen: aus
Anfahrt und Rückfahrt als eigene Termine in Outlook
Terminserien aus Outlook übertragen: aus
Fragen und Antworten
Welche Voraussetzungen brauche ich?
Microsoft 365 mit Exchange Online, TANSS mit erreichbarer Schnittstelle und einen eigenen technischen TANSS-Benutzer für den Dienst. Getestet wurde mit TANSS [TANSS-VERSION].
Muss ich etwas auf meinem Server installieren?
Nein, wenn TANSS aus dem Internet erreichbar ist. Ist TANSS nur im Firmennetz erreichbar, installieren Sie einen kleinen Agenten auf dem TANSS-Server. Er baut die Verbindung nach außen auf, es muss kein Port geöffnet werden.
Was passiert mit Terminen, die in TANSS schon bearbeitet wurden?
Wurde einem Termin aus Outlook in TANSS ein Kunde, ein Ticket oder eine Fahrzeit zugeordnet, führt ab dann TANSS. Löschen oder Absagen in Outlook entfernt ihn standardmäßig nicht aus TANSS.
Werden Serientermine übertragen?
Von Outlook nach TANSS ja, jedes Vorkommen einzeln (abschaltbar). Von TANSS nach Outlook werden Serien derzeit nicht übertragen.
Kann ich es erst ausprobieren, ohne dass etwas geändert wird?
Ja. Der Dienst startet im Probebetrieb: Er zeigt im Protokoll, was er anlegen, ändern oder löschen würde, schreibt aber nichts. Erst wenn Sie umschalten, wird geschrieben.
Was kostet MailDuett Kalender?
Einen Grundpreis je Firma und einen Preis je Benutzer und Monat, gestaffelt nach der Zahl der Benutzer. Den Betrag für Ihr Team zeigt der Kostenrechner.
Demo anfragen
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen den Abgleich an einem Test-Kalender – mit Ihren Fragen aus dem Alltag.