Ihre Daten: wo sie liegen, wer sie sieht, wie sie geschützt sind

MailDuett verbindet Ihr Microsoft 365 mit Ihrem TANSS. Dabei fließen Termine, Abwesenheiten und Mails. Hier steht, was wir davon verarbeiten und was nicht – für Sie und Ihren Datenschutzbeauftragten.

DeutschlandRechenzentren von Microsoft Azure, Region Germany West Central

DurchgereichtMailinhalte und Termininhalte werden nicht dauerhaft gespeichert

Ihre GrenzeZugriff nur auf die Postfächer, die Sie in Ihrem Microsoft 365 freigeben

AVVVertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Welche Daten wir verarbeiten

Gespeichert wird nur, was der Dienst zum Arbeiten braucht. Alles andere wird zwischen Microsoft 365 und TANSS durchgereicht.

Daten	Beispiele	Bei uns gespeichert?
Mitarbeiterdaten	Name, E-Mail-Adresse, TANSS-Mitarbeiternummer, Arbeitstage	ja – wer welche Funktion nutzt
Termine	Zeit, Betreff, Ort, Firma, Teilnahme-Status	nur Zuordnungen – Kennungen, Prüfsummen, Zeitpunkte; Inhalte werden durchgereicht
Abwesenheiten	Urlaub, Abwesenheiten, Krankheit (Zeitraum, Art)	nein – nur für die Abwesenheitsnotiz gelesen
E-Mails	Inhalt, Anlagen und Absender einer Mail, die ein Mitarbeiter bewusst in TANSS übernimmt	nein – direkt an TANSS übergeben
Kontakte und Firmen	Ansprechpartner, Anschrift, Telefon neuer Interessenten	nein – direkt in TANSS angelegt
Protokolle	Durchläufe und Aktionen, z. B. „Termin angelegt“ mit Name und Titel; Änderungen in der Verwaltung	ja – Aufbewahrung einstellbar, Standard 30 Tage
Zugang zu TANSS	Sitzung des technischen TANSS-Benutzers	ja – verschlüsselt im Schlüsseltresor (Azure Key Vault), je Kunde getrennt
Abrechnung	je Monat: welche Mitarbeiter mindestens eine Funktion genutzt haben	ja – für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Krankheit ist ein Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO). MailDuett liest die Abwesenheitsart nur, um die Abwesenheitsnotiz zu setzen. Sie wird nicht gespeichert und erscheint nie im Text der Notiz; dort steht neutral „Abwesenheit“. Sie können die Notiz bei Krankheit ganz abschalten.

Wer worauf zugreifen kann

Microsoft 365

Sie legen in Ihrem Tenant fest, auf welche Postfächer der Dienst zugreifen darf. Wir können diese Grenze nicht erweitern. Der Dienst meldet sich ohne Passwort an (verwaltete Identität). Die Seitenleiste in Outlook arbeitet mit der geöffneten Mail und handelt im Namen des angemeldeten Mitarbeiters.

TANSS

Der Dienst nutzt einen technischen Benutzer, den Sie anlegen und dessen Rechte Sie bestimmen. Ist TANSS nur in Ihrem Netz erreichbar, baut ein Agent auf Ihrem Server die Verbindung von innen nach außen auf. Er kennt keine Zugangsdaten und leitet nur Aufrufe an genau Ihr TANSS weiter.

Unser Support

Mitarbeiter der Sigma-IT GmbH sehen die Inhalte Ihrer Verwaltung nur, wenn Sie den Zugang ausdrücklich freigeben – zeitlich begrenzt und jederzeit widerrufbar. Solange jemand vom Support im System ist, zeigt Ihre Verwaltung das an.

Wie die Daten geschützt sind

Kurzfassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO); die vollständige Beschreibung steht als Anlage im AVV.

Getrennte Kunden

Jeder Datensatz gehört genau einem Kunden. Die Datenbank trennt die Kunden zusätzlich auf Zeilenebene (Row-Level Security); eigene Tests belegen die Trennung.

Verschlüsselt

Übertragung nur über TLS, Speicherung in Azure verschlüsselt, Zugangsdaten im Schlüsseltresor.

Verwaltung mit Rollen

Anmeldung nur mit Ihrem Microsoft-Konto, fein abgestufte Rollen, jede Änderung im Änderungsprotokoll.

Datensparsam

Keine Mail- und Termininhalte dauerhaft gespeichert, einstellbare Aufbewahrung der Protokolle, Krankheit nie im Klartext.

Schutz vor Fehlbedienung

Probebetrieb vor dem echten Betrieb, Grenze für Löschungen je Durchlauf, keine Änderung selbst gesetzter Abwesenheitsnotizen ohne Ihre Einstellung.

Betrieb

Überwachung mit Benachrichtigung bei Störungen, automatische Sicherung der Datenbank. Änderungen nur über geprüfte Versionen mit automatischen Tests.

Unterauftragsverarbeiter

Unternehmen	Leistung	Ort
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure)	Rechenzentrum, Datenbank, Schlüsseltresor, Verbindung zum Agenten, Überwachung	Deutschland (Germany West Central)

Eine Übermittlung in Drittländer findet planmäßig nicht statt. Soweit Microsoft im Rahmen seiner Dienste Daten außerhalb der EU verarbeitet (z. B. Support), gelten die Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework nach den Bestimmungen von Microsoft. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens [FRIST, Entwurf: 30] Tage vorher an.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Abschluss

Den AVV nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit jedem Kunden vor dem Start ab. Sie erhalten ihn mit dem Angebot.

Meldung

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden wir Ihnen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden.

Vertragsende

Wir löschen Ihre Daten innerhalb von [FRIST, Entwurf: 30] Tagen und bestätigen es schriftlich. Ihre Daten in TANSS und Microsoft 365 bleiben unberührt.

AVV-Muster herunterladen (PDF)

Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten wir gern: isb@sigma-it.de